Delta Lloyd Life aide les employés à se concentrer, grâce à No Talk Tuesday

Pouvoir travailler toute une matinée sans être dérangé, cela semble une utopie aujourd'hui. Mais quand cela dépend de Delta Lloyd Life, tous les stimuli peuvent être neutralisés sans problème, afin de pouvoir se concentrer sur son travail. L'entreprise a lancé l'expérience No Talk Tuesday, durant laquelle les employés ont l’occasion de se déconnecter et de ne pas être joignables le mardi avant-midi (éteindre son gsm, son téléphone de bureau, ne pas planifier de meetings,…) et peuvent travailler sereinement, en étant concentrés. Delta Lloyd Life a appelé d'autres entreprises à prendre part à ce test. L’expérience a montré le besoin et la plus-value de tels moments de calme sur le lieu de travail. Cependant il semblerait qu’un principe unique “one-size-fits-all”  ne corresponderait pas à chaque culture d’entreprise. La personnalisation et la sensibilisation sont les mots clés.  Elke Van Hoof, professeur et spécialiste du burn-out, analyse l'évolution du projet et formule quelques conseils destinés aux employeurs, pour assurer le succès de ce concept  prometteur. 

Trop de stimuli au bureau

Selon l’étude « En Quête Nationale de Santé » ménée par Delta Lloyd Life au cours de l’année dernière auprès de 1000 travailleurs, il semblerait que 60% des travailleurs aient suffisamment d’énergie pour être productif au cours de la dernière partie de la journée, et 40% ont l’impression de ne jamais être prêts. Les heures les plus productives semblement souvent être les heures qui se situent avant et après la journées de travail, car les employés peuvent, lors de ces moments, travailler sans être dérangés. 

Cela vous est familier? Chaque employé a déjà vécu le cas : vous voulez enfin vous occuper du projet qui figure depuis des jours au planning, mais vous devez d'abord lire 50 courriels, dont la moitié sont finalement superflus. Lorsque vous avez finalement traité cette longue liste de courriels, dix nouveaux courriels arrivent subitement. Entre-temps, le téléphone n'arrête pas de sonner, tandis que les collègues ne cessent d'entrer et sortir, parce qu'ils ont une question à poser. Avant de vous en rendre compte, la journée de travail est presque finie, et vous n'avez toujours pas terminé ce projet. Il s'agit d'un phénomène  omniprésent, auquel l'employé belge est de plus en plus confronté : l'accessibilité perpétuelle. De nos jours, tout et tous sont connectés en permanence.  

Dans de nombreuses entreprises, les collègues se trouvent dans un open-space, d'où proviennent des stimuli tout au long de la journée. L'employé qui travaille avec 15 personnes dans ce type de bureau, est confronté, quotidiennement, à  15 ordinateurs en fonctionnement, à 15 smartphones qui peuvent sonner et à 14 collègues qui parlent fort au téléphone ou qui bavardent entre eux. Pour beaucoup d'employés, il devient de plus en plus difficile de se concentrer. Des études montrent que les employés sont les plus productifs à sept heures et demie, le matin, et après les heures de travail. La raison est simple : à ces moments, personne ne les dérange. Il s'ensuit que de nombreux employés travaillent chez eux pour pouvoir avancer en paix. Cela se passe au détriment de l'efficacité et de la qualité, avec souvent du stress pour conséquence.

Silence s.v.p.!

L’initiateur, Delta Lloyd Life, s’engage en tant qu’assureur et employeur à promouvoir la santé de ses clients et collaborateurs. Précédemment, l’entreprise a mis en place des initiatives originales pour améliorer la santé physique de ses collaborateurs (yoga au travail, espace fitness, accompagnement professionnel des collaborateurs par le biais de tests physiques). Désormais, elle œuvre également au bien-être mental de ses collaborateurs avec No Talk Tuesday.

« Cette initiative vient des États-Unis, où les collaborateurs ont l'opportunité de travailler en silence le mardi pendant une demi-journée, sans être dérangés par leurs collègues. Pendant quelques heures, tous les stimuli sont éliminés et les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur travail. Selon l’étude « En Quête Nationale de Santé », près de la moitié des employés belges est soumise à un stress régulier et 66% se montrent positifs vis-à-vis des initiatives telles que No Talk Tuesday. C’est pourquoi nous avons lancé notre propre expérience. Notre objectif ultime  ? Permettre à nos employés de travailler efficacement et tranquillement, afin qu’ils rentrent chez eux satisfaits et détendus. En sa qualité d’employeur, Delta Lloyd Life souhaite non seulement collecter des données mais aussi contribuer activement à une meilleure santé de ses employés », déclare Davine Dujardin, porte-parole de Delta Lloyd Life.  

Pendant trois mardis du mois de mars, il a été demandé aux employés d’éteindre leur téléphone et de fermer leur boîte e-mail au cours de la matinée. Pendant quelques heures, les collègues ne pouvaient pas se déranger en se posant des questions superflues. Pendant ce temps, chacun pouvait travailler séparément dans le calme et la concentration. Au cours  du mois de mars, trois mardis matins ont été bloqués dans les agendas. Les réunions et les appels ont été prévus à d'autres dates. Un questionnaire a été distribué aux participants avant et après la matinée de silence.

L'employeur joue un rôle essentiel

Presque la moitié (45 pour cent) des employés pensent que leur santé au travail s'améliorerait s'ils pouvaient mieux concilier leur vie professionnelle et familiale, grâce à du temps libre et plus d'autonomie. Cependant, les employés ne sont pas toujours conscients du rôle qu'un employeur peut jouer dans l'adoption d'un mode de vie plus sain. Son impact est pourtant considérable.

«Au travail, les gens sont submergés de stimuli, à présent : le téléphone fixe, le GSM, un flot de courriels, des collègues qui parlent ou qui désirent poser une question. Nous remarquons qu'il est, dès lors, difficile de se concentrer. Grâce à No Talk Tuesday, nous voulons aider nos employés à travailler de manière efficace et calmement, de sorte qu'ils ne subissent pas de  stress et qu'ils puissent rentrer chez eux en étant contents, à la fin de leur journée de travail. Nous sommes heureux de constater que beaucoup de nos collaborateurs ont jugé que ce projet apportait une plus-value», explique Davine Dujardin, porte-parole de Delta Lloyd Life.

Bien que l'expérience soit prometteuse, il faut définir un scénario personnalisé pour chaque entreprise. Outre Delta Lloyd Life, le département marketing de Partena Professional et la start-up bruxelloise Howaboutsales ont également participé à cette expérience. Au début, toutes les équipes étaient très enthousiastes, mais les réactions au fil de l'expériences ont finalement été mixtes. Les partisans considéraient comme un changement bénéfique le fait de pouvoir travailler tranquillement et silencieusement tandis que les adversaires au projet n'en voyaient pas la nécessité et préféraient un peu plus d'activité au bureau.

Le professeur en psychologie de la santé et spécialiste du burn-out, Elke Van Hoof, explique ces divergences par l'initiative de la Huis voor Veerkracht (le centre d'expertise pour le stress, le burn-out, le bore-out et la résilience), intitulée «Laissez-moi tranquille», un slogan qui gagne lentement du terrain, au travail.

• Ces derniers temps, notre environnement de travail a changé. Nous sommes tellement habitués à être constamment dérangés que nous sommes mal à l'aise quand nous ne sommes plus interrompus. Des études concernant la durée de notre capacité d'attention indiquent que nous ne pouvons travailler que 8 minutes d'affilée. En moyenne, nous cherchons à nous distraire après 8 minutes. Il s'avère donc extrêmement important de préparer les collaborateurs à ce type d'interventions, afin qu'ils disposent d'outils pour accroître leur capacité d'attention.
• Comme pour le travail flexible, il ne s'agit évidemment pas d'un principe universel. Cela signifie que lors de la phase initiale, tout le monde n'éprouve pas de difficultés à travailler dans un lieu où règne le chaos et le bruit. Nous sommes tous poussés à faire de notre mieux, dans un autre contexte.  Les nouvelles formes de travail montrent à quel point l'adaptation à l'environnement se révèle essentielle. À savoir, qu'il est de plus en plus important pour les employeurs de placer la bonne personne, dotée des compétences, de l'expertise et de l'expérience adéquates, dans le bon contexte ou de lui donner la liberté d'adapter son environnement, afin que l'employé puisse atteindre et maintenir son niveau optimal de performances.
• Les employés veulent aussi que les situations soient prévisibles. Ce type d'interventions fait partie des tâches de l'employeur. Les autres sont-ils autorisés à dire que nous ne pouvons pas être dérangés ?  Comment communiquons-nous à ce sujet, sur un ton engageant ? Grâce à notre expertise, nous avons élaboré une campagne de sensibilisation autour du slogan «Laissez-moi tranquille», qui permet au destinataire de savoir, au moyen d'un support visuel ludique, que l'employé s'occupe de dossiers, derrière les portes qui sont fermées. Ce support visuel peut être téléchargé sur le site Internet www.huisvoorveerkracht.be/blog. Idéalement, l'employeur a lui-même annoncé ces dispositions à ses collaborateurs; sinon, la situation suscite un malaise, et ce malaise conduit à une reprise rapide des mauvaises habitudes. 
• Les recherches montrent que lorsque le travail n’est pas interrompu, cela procure une meilleure sensation de productivité et d'autonomie. En d'autres termes, nous avons l'impression que nous pouvons mieux travailler et que nous pouvons effectivement organiser notre emploi du temps, pendant une courte période. Ce sentiment contribue à notre satisfaction professionnelle. Ces moments pendant lesquels nous ne sommes pas interrompus, ne doivent pas durer plus de 45 minutes, mais ils peuvent également être plus courts : par exemple, 15 minutes de concentration consacrées à une tâche qui peut être terminée en 15 minutes, peut favoriser la satisfaction professionnelle.

Partena Professional opte pour un No Talk Tuesday personnalisé

Chez Partena Professional aussi, spécialiste de la gestion de personnel et de l’entrepreneuriat, il n’est pas toujours évident de travailler dans un open space. No Talk Tuesday semble une bonne solution pour réduire le stress. Le département marketing a participé en tant qu'équipe au projet test. Il a noté quelques obstacles pratiques.

Greet Santy, Marketing Director chez Partena Professional, évalue ce projet : « Nous sommes toujours très enthousiastes quant à No Talk Tuesday, car notre concentration et notre focalisation s’améliorent considérablement, ce qui nous permet de terminer en toute quiétude les tâches en cours. D’autre part, nous avons trouvé difficile d’expliquer aux autres services qu’ils ne pouvaient pas nous déranger. Le marketing constitue un service de soutien : si une personne a besoin de quelque chose en urgence, il doit pouvoir venir nous trouver. S’il faut envoyer un mail, cela entraîne parfois une perte de temps. Nous allons donc conserver No Talk Tuesday, mais nous adapterons les règles à notre propre ADN. Nous espérons aussi impliquer les autres départements. »

Le professeur Van Hoof confirme l’importance d’une bonne communication intensive pour la réussite d’un tel projet : « Nous vivons à une époque où la multiplicité et la rapidité de l’information a créé l’illusion d’accessibilité absolue. Cela signifie que nous ne sommes pas habitués à ce qu’une personne ne soit plus directement disponible pour nous. Pour mener à bien ce type d’interventions, il convient d’organiser au préalable une bonne campagne d’informations. Idéalement, celle-ci sera aussi attrayante et inspirante.  Le message, de même que la perspective, sont donc essentiels.  Quand pouvons-nous attendre un feed-back  ? Souvent, les collègues ne voient aucun inconvénient à patienter, si cela permet d’améliorer la qualité du travail. »

Lorsque le ‘Happiness Coach’ impose le silence aux collègues

Chez Howaboutsales, une start-up qui accorde une importance particulière à une bonne ambiance de travail, No Talk Tuesday a été reçu de manière très positive. En effet, en sa qualité de start-up, HowAboutSales met un point d’honneur à créer un bon environnement de travail stimulant et en profite pour surfer sur cette tendance. L’entreprise a développé ¿COMON ?, sa propre stratégie de travail, qui encourage les employés à travailler avec un esprit ouvert et actif. Leurs valeurs ¿COMON ? sont les suivantes : Thirst for learning, Customer Centric, Open, Mindful, Opportunity savvy, No judging, Be bold.

L’expérience de No Talk Tuesday s’inscrit parfaitement dans la vision de la start-up. Wouter D’Huys, Happiness Coach auprès de HowAboutSales, réagit déjà de manière très positive : « Toute l’équipe était très enthousiaste dès le départ, même si nous ne sommes encore qu’un petit groupe d’une dizaine de personnes. Notre équipe est particulièrement diverse et solide, mais nous éprouvions depuis quelque temps déjà le besoin de créer une ambiance de calme et de concentration. En effet, l’atmosphère est parfois agitée dans une start-up. Les idées sont nombreuses et l’énergie puissante, ce qui crée souvent de l’animation dans l’open space. Après une séance, nous avons déjà décidé de maintenir No Talk Tuesday après la période de test. Ce sont surtout nos programmateurs, qui passent souvent des heures à rédiger des codes, qui sont reconnaissants pour ces quelques heures fixes de travail collectif dans la concentration. »

« Les start-ups sont souvent synonymes de grosse pression, créativité débordante et innovation.  Établir des périodes de travail ininterrompues augmente les résultats et le plaisir de travailler. En outre, les collaborateurs des start-ups sont souvent bien coordonnés, ils sont tous dans la même phase de départ, ce qui permet un alignement parfait du travail.  Par ailleurs, les informations et le suivi se déroulent mieux dans un petit groupe.  Une personne a été désignée pour se charger du respect de ce type d'intervention. C’est pourquoi ce groupe obtient de si bons résultats », confirme le professeur Van Hoof.

Qui se tait aussi ?

Entre-temps, Delta Lloyd Life espère inciter d'autres entreprises et employés à adopter le concept de No Talk Tuesday. Les personnes qui veulent participer, mais ne savent pas par où commencer, peuvent d’emblée suivre les conseils repris ci-dessous, que l'entreprise a mais au point avec le professeur et docteur Elke van Hoof :

• réservez quelques matinées dans votre agenda et encouragez vos collègues à en faire de même. Discutez, au préalable, du concept avec les participants.
• Pendant un moment dans la matinée, travaillez avec vos collègues, en silence, et éliminez autant que possible les stimuli.
• Les réunions et les appels téléphoniques sont prévus l’après-midi ou à un autre moment. Les contacts avec les clients peuvent se faire à ce moement-là.
• Énumérez, pour vous-même, les tâches que vous voulez absolument finir. Identifiez 3 tâches au maximum. Il s'agit de votre objectif  pour la période.  Les tâches doivent correspondre à des choses qui vous passionnent, qui constituent un défi sur le plan intellectuel et qui sont réalisables.
• Rédigez une liste de questions pour votre collègue, afin de pouvoir en discuter à un autre moment.
• N'entamez pas de dialogue avec vos collègues par courriel.
• Évaluez avec vos collègues l'expérience. Votre travail était-il utile et agréable ?

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Pour plus d’informations : Davine Dujardin, Porte-parole Delta Lloyd Life

GSM +32 472 74 94 40, [email protected]

Contact presse : Sophie Engels, Famous Relations

GSM +32 474 872 127, [email protected]

À propos de l’étude “En Quête Nationale de Santé”

En 2016, 1000 travailleurs entre 20 et 65 ans ont participé à l’enquête en Belgique. 64 pour cent des répondants sont néerlandophones, 36 pour cent francophones. 52 pour cent des répondants sont de sexe masculin, 48 pour cent de sexe féminin.

https://famousrelations.prezly.com/les-resultats-de-letude-en-quete-nationale-de-sante-2016-travaillerons-nous-encore-longtemps-et-heureux-

À propos de Delta Lloyd Life

En Belgique, Delta Lloyd Life est un expert reconnu en matière d’assurances vie, tant pour les particuliers que pour les entreprises. Elle se concentre sur les segments porteurs du marché en mettant l’accent sur les solutions de protection financière (invalidité, décès et pension). Delta Lloyd Life se fixe pour objectif de protéger financièrement tous ses clients à chaque moment de leur vie. En proposant des solutions innovantes qui sont toujours adaptées aux attentes et aux besoins du client, Delta Lloyd Life protège non seulement la qualité de vie de celui-ci, mais lui offre également une perspective d’avenir.

Delta Lloyd Life fait partie du Groupe Delta Lloyd aux Pays-Bas ; elle est née en juillet 2001 de la fusion de 3 sociétés belges : CGU Life, OHRA Leven/Vie et Norwich Union et a fusionné en 2008 avec Swiss Life Belgium. Depuis 2013, Delta Lloyd est cotée à la bourse NYSE Euronext de Bruxelles. L’entreprise compte 550 collaborateurs fixes en Belgique.

Avec Delta Lloyd Life, demain commence maintenant

Delta Lloyd informe, inspire et facilite la vie des particuliers, des indépendants et des entreprises afin de leur permettre de réaliser leurs ambitions pour demain. Et en même temps, nous leur offrons protection et expertise pour les moments les plus importants dans leur vie privée et professionnelle.

En tant qu’expert en protection, nous créons des solutions en faveur d’un avenir certain et heureux : protection en cas de décès et d’incapacité de travail, planification de pension, constitution de patrimoine et planification successorale.

Nous sommes convaincus qu’un niveau de vie stable, une qualité de vie élevée et une bonne santé constituent les clés du bonheur. Raison pour laquelle nous investissons dans des produits d’assurance performants, et dans d’autres initiatives qui ont un impact positif sur l’avenir de tout un chacun. Pour ce faire, nous consacrons de l’attention et des moyens à l’information, à la conscientisation et à la prévention qui profitent à tous : aujourd’hui comme demain. Car demain commence maintenant.

Pour plus d’informations sur Delta Lloyd Life : www.deltalloydlife.be.