Delta Lloyd Life helpt werknemers te focussen met No Talk Tuesday

Een voormiddag ongestoord kunnen doorwerken, het lijkt tegenwoordig wel een utopie. Maar als het van Delta Lloyd Life afhangt, kunnen alle prikkels gerust even uitgeschakeld worden om zo geconcentreerd te kunnen werken. Het bedrijf voerde een “No Talk Tuesday” in, waarbij werknemers op dinsdagvoormiddag alle prikkels uitsluiten (gsm, telefoon, meetings, onderlinge gesprekken) en in alle stilte gefocust kunnen werken. Het bedrijf deed eveneens een oproep naar andere bedrijven om deel te nemen aan het testpanel. Het experiment toont de behoefte en de meerwaarde aan van dergelijke stiltemomenten op de moderne werkvloer. Tegelijk blijkt dat een “one-size-fits-all”  principe niet geldt. Maatwerk en sensibilisering zijn de sleutelwoorden. Professor en burn-out specialist Elke Van Hoof analyseert de evolutie van het project en formuleert enkele tips voor werkgevers om dit veelbelovende concept te doen slagen. 

(Te) veel prikkels op kantoor

Uit het Gezonderzoek dat Delta Lloyd vorig jaar bij 1000 werknemers liet uitvoeren, blijkt bovendien dat slechts 60% van de werknemers stelt voldoende energie te hebben om productief te zijn tijdens het laatste deel van de werkdag, en 40% zegt het gevoel te hebben nooit klaar te zijn. De productiefste uren blijken vaak voor en na de werkuren te zijn, omdat mensen dan zonder afleiding kunnen doorwerken.

Herkenbaar? Elke werknemer maakt het wel mee: je wil eindelijk eens werk maken van het project dat al dagen op de planning staat, maar eerst moet je nog 50 mails lezen, waarvan de helft eigenlijk overbodig is. Heb je dan eindelijk die waslijst aan digitale post afgewerkt, dan komen er plots weer tien mails binnen. Intussen staat ook de telefoon niet stil en lopen collega’s constant binnen en buiten omdat ze nog iets moeten vragen. Voor je er besef in hebt, is de werkdag bijna voorbij en heb je dat project nog steeds niet afgewerkt. Het is een alomtegenwoordig fenomeen waar de Belgische werknemer steeds meer mee geconfronteerd wordt: de eeuwige bereikbaarheid. Alles en iedereen in de wereld is tegenwoordig steeds geconnecteerd.  

In veel bedrijven zitten collega’s nog eens samen aan een groot eiland, waardoor prikkels een hele dag aanwezig zijn. Wie met 15 man in één groot open kantoor werkt, wordt dagelijks geconfronteerd met 15 draaiende computers, 15 smartphones die wel eens kunnen afgaan en 14 collega’s die ofwel luid bellen ofwel met elkaar een praatje slaan. Zich concentreren wordt voor heel wat werknemers steeds moeilijker. Uit onderzoek blijkt dan ook dat werknemers het meeste werk verzetten om halfacht ’s ochtends en na de werkuren. De reden is simpel: op dat moment word je door niemand gestoord. Het gevolg is dat vele werknemers van thuis uit gaan werken om rustig te kunnen doorwerken. Dit ten nadele van efficiëntie en werkkwaliteit met vaak stress tot gevolg.

Stilte a.u.b!

Initiatiefnemer Delta Lloyd Life zet zich als verzekeraar en als werkgever in voor de gezondheidsbevordering van haar klanten en medewerkers. Reeds eerder pakte het bedrijf uit met originele initiatieven om de fysieke gezondheid van de medewerkers te verbeteren (yoga op de werkvloer, een fitnessruimte, professionele begeleiding van medewerkers via fitheidstesten). Met No Talk Tuesday wordt nu ook op het mentaal welzijn gewerkt.

"Het initiatief komt overgewaaid uit de Verenigde Staten, waarbij op dinsdag, gedurende een halve werkdag, werknemers de kans krijgen om in stilte te kunnen werken, zonder dat collega's elkaar storen. Alle prikkels worden gedurende enkele uren volledig uitgeschakeld en mensen kunnen gefocust aan het werk. Uit het Gezonderzoek bleek dat bijna de helft van de Belgische werknemers regelmatig stress ondervindt, en dat 66% positief staat tegenover een initiatief als No Talk Tuesday. Daarom lanceerden we een eigen experiment. Het ultieme doel? Onze werknemers faciliteren om efficiënt en rustig te werken zodat ze met een voldaan en stressloos gevoel huiswaarts keren. Als werkgever wil Delta Lloyd Life immers méér doen dan cijfers verzamelen, maar ook actief bijdragen tot een betere gezondheid van haar werknemers”, zegt Davine Dujardin, woordvoerder van Delta Lloyd Life.

Gedurende drie dinsdagen in maart werd aan de werknemers gevraagd om in de voormiddag hun telefoon uit te schakelen en de mailbox te sluiten. Collega’s mochten elkaar gedurende enkele uren niet bestoken met overbodige vragen en intussen kon iedereen afgezonderd en in alle rust en concentratie verder werken.  Drie dinsdagvoormiddagen in maart werden ingepland in de agenda, meetings en calls werden op andere data gepland en de deelnemers kregen voor en na de stille voormiddag een vragenlijst voorgeschoteld.

Werkgever speelt essentiële rol

Bijna de helft (45 procent) van de werknemers denkt dat hun gezondheid op de werkvloer erop vooruit zou gaan indien ze via vrije uren en meer autonomie hun werk en gezin beter kunnen combineren. Toch beseffen de werknemers niet altijd wat de rol van een werkgever kan zijn in een gezondere levensstijl. Die impact is nochtans groot.

“Op de werkvloer worden mensen tegenwoordig overspoeld met prikkels: vaste telefoon, gsm, een stroom aan emails, collega's die praten of iets willen vragen. We merken dat het daardoor moeilijk is om zich te focussen. Via No Talk Tuesday willen we onze werknemers helpen om efficiënt en rustig te werken, zodat ze geen stress ondervinden en op het einde van de werkdag tevreden huiswaarts kunnen keren. We zijn tevreden om vast te stellen dat vele van onze medewerkers dit project als een meerwaarde hebben ervaren”, zegt Davine Dujardin, woordvoerder Delta Lloyd Life.

Hoewel het experiment veelbelovend is, moet er voor elk bedrijf een gepersonaliseerd scenario uitgestippeld worden. Naast Delta Lloyd Life namen ook de marketingafdeling van Partena Professional en de Brusselse start-up Howaboutsales deel aan het experiment. Alle teams waren erg enthousiast aan de start van het project, maar de reacties over de evolutie van het experiment waren uiteindelijk gemengd. Voorstanders vonden het een verademing om in alle rust en stilte te kunnen werken. Tegenstanders zagen er het nut niet van in en hadden liever wat meer activiteit op kantoor.

Professor gezondheidspsychologie en burn-out specialist Elke Van Hoof licht deze verdeeldheid toe via “Laad me met rust; een slogan die langzaam aan belang wint op de werkvloer”, een initiatief van het Huis voor Veerkracht.

• Onze werkplek is de laatste tijd veranderd.  We zijn zo gewend om constant gestoord te worden dat we ongemakkelijk worden wanneer we langere tijd niet meer gestoord worden. Onderzoek naar de duur van onze aandachtsspanne geeft aan dat we zo slechts 8 minuten aan één stuk doorwerken.  Gemiddeld gaan we na 8 minuten op zoek naar afleiding. Het is dus erg belangrijk de medewerkers voor te bereiden op dit type van interventies zodat men ook tools krijgt om de aandachtsspanne weer te vergroten.
• Net als bij flexwerk is het natuurlijk ook geen one-size-fits-all principe. Dit wil zeggen dat in de startfase niet iedereen problemen ondervindt op een werkvloer waar chaos en rumoer overheerst. We worden allemaal tot ons beste potentieel gebracht in een andere context.  De nieuwe werkvormen geven wel aan hoe belangrijk deze contextassimilatie wordt.  Met name, dat het voor werkgevers steeds belangrijker wordt om de juiste persoon met de juiste skills, expertise en ervaring in de juiste context te plaatsen of de ruimte te geven zijn context aan te passen zodat de werknemer het optimale werkniveau kan behalen en behouden.
• Werknemers wensen ook voorspelbaarheid en dan is dit type van interventies de taak van de werkgever. Mogen de anderen zeggen dat we niet gestoord mogen worden?  Hoe brengen we dat op een uitnodigende wijze over? Vanuit onze expertise hebben we een sensibilisatiecampagne opgezet rond de slogan “Laad me met rust” waarbij de ontvanger via een ludieke visual weet dat de werknemer achter gesloten deuren werkt aan dossiers. De visual is te downloaden van de website www.huisvoorveerkracht.be/blog. Idealiter heeft de werkgever dit zelf ook in het netwerk aangekondigd; anders leidt dit tot ongemak en dit ongemak leidt tot het snel weer opnemen van de oude gewoonten.
• Onderzoek wijst uit dat ononderbroken werktijd bijdraagt aan een beter gevoel van productiviteit en autonomie.  Met ander woorden, we krijgen het gevoel dat we beter kunnen werken en onze tijd toch gedurende een korte tijdsspanne zelf kunnen indelen. Dat draagt bij tot werkplezier. De duurtijd van deze ononderbroken werkblokken hoeven niet langer te zijn dan 45 minuten maar kunnen ook korter zijn, bv. 15 minuten gefocust werken aan een taak die ook binnen 15 minuten kan afgewerkt worden, kan bijdragen tot werkplezier.

Partena Professional gaat voor gepersonaliseerde  No Talk Tuesday

Ook bij Partena Professional, specialist in personeelsbeleid en ondernemerschap, is het niet altijd evident om in een open space te werken en bleek No Talk Tuesday  een goede oplossing om de stress te verlagen. De marketingafdeling nam als team deel aan het testproject en ondervond gaandeweg enkele praktische hindernissen.

Greet Santy, Marketing Director bij Partena Professional, evalueert het project: “We zijn nog steeds erg enthousiast over No Talk Tuesday want onze focus en concentratie verbeterde opmerkelijk zodat we in alle rust openstaande taken konden afwerken. Langs de andere kant vonden we het moeilijk om tegen andere diensten te zeggen dat ze ons niet mochten storen. De marketing is een ondersteunende dienst, als iemand iets dringend nodig heeft, moet die wel bij ons terecht kunnen. Als je daarom een mail moet sturen, dan is dat toch een beetje tijdverlies soms. We gaan No Talk Tuesday dus behouden, maar gaan de spelregels aanpassen aan ons eigen DNA en hopelijk kunnen we ook de andere afdelingen betrekken.”

Professor Van Hoof bevestigt het belang van een goede en intensieve communicatie om dergelijk project te doen slagen: “ We leven in ene tijd waar de veelheid en de snelheid van informatie ons de illusie van absolute beriekbaarheid heeft gecreëerd.  Dit betekent dat we niet gewend zijn, dat iemand niet meer onmiddellijk voor ons klaar staat.  Om dit type interventies tot een goed einde te brengen, is er dus eerst een goede informatiecampgane nodig. Idealiter is die ook uitnodigend en inspirerend opgesteld.  Belangrijk is dus de boodschap maar evenzeer het perspectief.  Wanneer kunnen we dan wel feedback verwachten? Vaak vinden colega’s het geen probleem om even te wachten als dit inhoudt dat dit de kwaliteit van het werk ten goede komt.”

Happiness Coach legt collega’s het zwijgen op

Bij Howaboutsales, een startup die een goede werksfeer hoog in het vaandel draagt, werd No Talk Tuesday heel positief bevonden. HowAboutSales zet als startup namelijk hard in op een goede en stimulerende werkomgeving en speelt hierbij kort op de bal. Het bedrijf ontwikkelde met de ¿COMON?-vibe een eigen werkstrategie waarbij de werknemers worden gestimuleerd om met een open en actieve geest aan het werk te gaan. Hun ¿COMON!-waarden staan voor: Thirst for learning, Customer Centric, Open, Mindful, Opportunity savvy, No judging, Be bold.

Het experiment No Talk Tuesday past pefect in de visie van de startup. Wouter D’Huys, Happiness Coach bij Howaboutsales, reageert alvast erg positief: “Heel het team was vanaf de start enthousiast, ook al zijn we maar met een kleine groep van zo’n 10 mensen. We zitten met een heel divers en hecht team, maar we voelden al langer de nood om de nodige rust en concentratie in te bouwen. Het kan er in een start-up namelijk erg heftig aan toe gaan. Veel ideëen en veel energie, dat zorgt vaak voor een drukte in onze open space.  Na één sessie werd er dan ook al beslist om dit ook na de testperiode te blijven doen. Zeker onze programmeurs, die vaak uren code schrijven, zijn heel dankbaar voor deze enkele vaste uren collectief geconcentreerd werk.”

“Start-ups worden vaak gekenmerkt door een hoge werkdruk, veel creativiteit en innovatie.  Door de ononderbroken werktijden hier in te zetten, verhoog je de resultaten én het werkplezier. Bovendien zijn de medewerkers van start-ups vaak goed op elkaar afgestemd; ze zitten nog allemaal in dezelfde opstartfase waardoor de alignering van het werk ook perfect verloopt.  Een kleine groep is ook beter te hanteren qua info en opvolging.  Bovendien was er een dedicated persoon die zich bezig hield met de compliance aan het type interventie. Vandaar dus de zeer goede resultaten in deze groep“, bevestigt professor Van Hoof.

Wie zwijgt er mee?

Intussen hoopt Delta Lloyd Life andere bedrijven en werknemers warm te maken voor No Talk Tuesday. Wie zelf wil deelnemen maar niet weet waar te beginnen, kan alvast gebruikmaken van deze tips die ze samen met Prof. Dr Elke van Hoof opmaakten:

• Blokkeer enkele voormiddagen in de agenda en moedig collega’s aan om mee te doen. Bespreek het concept op voorhand met de deelnemers.
• Werk gedurende een voormiddagblok met de collega’s in stilte en schakel prikkels zoveel mogelijk uit.
• Meetings, calls en telefoontjes worden in de namiddag of op een ander moment ingepland. Contacten met klanten kunnen dan weer wel.
• Lijst voor jezelf de opdrachten op die je zeker wil afronden. Maximaal 3 taken die je met stip aanduidt.  Dat is dan de haalbare kaart voor de tijdsspanne.  De taken dienen dingen te zijn waar je pasie voor voelt, die wel wat intellectuele uitdaging  vragen en haalbaar zijn.
• Lijst vragen voor je collega op zodat je die op een ander moment kan bespreken.
• Begin geen dialogen per e-mail met je collega’s.
• Evalueer samen met de collega’s het experiment. Was het nuttig en aangenaam werken?

### Einde persbericht ###

Voor meer info: Davine Dujardin, Woordvoerder Delta Lloyd Life

GSM +32 472 74 94 40, [email protected]

Perscontact: Sophie Engels, Famous Relations

GSM +32 474 872 127, [email protected]

Over het Nationaal Gezonderzoek 2016

Delta Lloyd Life voert sinds 2015 het Nationaal Gezonderzoek uit, een grootschalige bevraging van werknemers tussen 20 en 65 jaar over hun gezondheid en aanverwante thema’s. In de editie van 2016 stond het verband tussen levensstijl en levensverwachting centraal. 64 procent van de respondenten was Nederlandstalig, 36 procent Franstalig. 52 procent van de respondenten waren mannen, 48 procent vrouwen.

https://famousrelations.prezly.com/nationaal-gezonderzoek-2016-en-werken-we-nog-lang-en-gelukkig

Over Delta Lloyd Life

In België is Delta Lloyd Life een vooraanstaande aanbieder van levensverzekeringen voor zowel particulieren als voor ondernemingen. Het richt zich op aantrekkelijke segmenten in de markt met de focus op financiële beschermingsoplossingen (invaliditeit, overlijden en pensioendekkingen). Delta Lloyd Life streeft ernaar dat al zijn klanten op elk moment in hun leven financieel beschermd zijn. Door innovatieve oplossingen aan te bieden die steeds aangepast zijn aan de persoonlijke noden en behoeften van de klant, beschermt Delta Lloyd Life niet enkel het levenscomfort, maar biedt ook toekomstperspectief aan haar klanten aan.

Delta Lloyd Life telt 450  medewerkers in België en 650.000 klanten, zowel particulieren, zelfstandigen en KMO’s.

Met Delta Lloyd Life begint de toekomst vandaag

Delta Lloyd informeert, inspireert en faciliteert particulieren, zelfstandigen en bedrijven zodat ze hun ambities voor morgen kunnen realiseren. Ondertussen bieden we hen bescherming en expertise voor de belangrijkste momenten in hun persoonlijke en professionele leven.

Als beschermingsexpert creëren we oplossingen waarbij een zekere, gelukkige toekomst centraal staat: bescherming bij overlijden en arbeidsongeschiktheid, pensioenplanning, vermogensopbouw en successieplanning.

We geloven dat een stabiele levensstandaard, een hoge levenskwaliteit en een goede gezondheid de sleutels zijn tot geluk. Daarom investeren we in een sterk verzekeringsaanbod, én in andere initiatieven die een positieve impact hebben op eenieders toekomst. Daarbij besteden we aandacht en middelen aan onderzoek, bewustwording en preventie waar iedereen beter van wordt: vandaag en morgen. Want later begint nu.

Meer informatie over Delta Lloyd Life: www.deltalloydlife.be.